Auf den Hund gekommen … – Outlook war gestern, die Zukunft heißt: GREYHOUND!
Mrz 2nd, 2010 by urban |
Morgen soll er offiziell released werden - wir setzen bereits seit Oktober 09 die gut funktionierende Beta-Version ein: Es geht um den GREYHOUND, die brandneue Wunderwaffe aus der Softwareschmiede digitalguru.
Der GREYHOUND tritt an, um z. B. Outlook und andere Groupware-Produkte nicht nur abzulösen sondern weit hinter sich zu lassen. Papierloses Büro, Mail-Client mit umfassenden Teamfunktionen, Textverabeitung, Faxprogramm, Dokumentenmanagement, Terminplanung, Aufgabenverwaltung, Softphone, Notzisammlung und und und .... Es ist unmöglich, die Funktionsvielfalt dieses Meisterstücks auch nur ansatzweise in einem einzigen Blogbeitrag vorzustellen. Ich kann aber jedem, der nach einer effizienten Teamsoftware sucht, nur empfehlen, sich den GREYHOUND mal eine Weile genauer anzuschauen.
Wir nutzen wie gesagt seit Oktober letzten Jahres die Betaversion und haben uns inzwischen so an den Hund gewöhnt, dass wir dieses treue Haustier nicht mehr missen möchten. Ich will mal mit ein paar Beispielen versuchen, zumindest den Hauch einer Ahnung zu vermitteln, was der Hund so zu bieten hat:
Universale Elemente
Der GREYHOUND kümmert sich um Emails, Briefe, Faxe, Notizen, Aufgaben, Termine, Telefonanrufe, Telefonnotizen, Dokumente und Kontakte. Das ist eine ganze Menge. Aber das Besondere daran: hinter den Kulissen ist jeder Eintrag - egal ob Brief, ob Fax, ob Email, Aufgabe, Termin oder sontwas - einfach nur ein "Element". Und alle diese Elemente sind vom Prinzip her gleich. Sie haben unterschiedliche Eigenschaften, aber das Grundmuster ist immer dasselbe. Der Vorteil: Alles kann in alles verwandelt werden. So kann man z. B. eine Email mit einem Mausklick als Aufgabe oder auch Termin duplizieren. Man kann auf eine Email auch per Fax oder Brief antworten. Klingt banal - ist in der Praxis aber genial.
Anmerkungen und Historien
Wenn man in leitender Funktion hin und wieder auch mal mit verärgerten Kunden zu tun hat, ist das Anmerkungsfeature von unschätzbarem Wert - vor allem in Verbindung mit der Historie. Wenn ich selbst keine Ahnung habe, was bei dem betreffenden Projekt zuletzt überhaupt Sache war, dann reicht ein Klick auf die Kundenhistorie und schon habe ich alle Vorgänge, die mit dem betroffenen Kunden zu tun haben, auf dem Schirm. Egal ob Telefonanrufe, Emails, Faxe - alles ist sofort einsehbar. Wenn nun die Mitarbeiter auch fleißig von der Kommentarfunktion Gebrauch gemacht haben, dann lese ich da z. B. zu einer Kundenmail: "Kunde wurde telefonisch darauf hingewiesen, dass die von ihm installierte Forensoftware veraltet ist und ein Sicherheitsrisiko bedeutet. Kunde hielt dieses Risiko für tragbar."
Wenn mich nun der Kunde anruft, und mir erbost mitteilt, dass sein Server gehackt wurde, dann kann ich entsprechend reagieren und ihm mitteilen, dass das bedauerlich ist, dass er aber früh genug gewarnt wurde.
Bei uns hat mittlerweile jede zweite Mail solche Anmerkungen. Sie machen bestimmte Vorgänge besser nachvollziehbar und ermöglichen es jedem Teammitglied, schnell zu erfassen, was aktuell angesagt ist - auch wenn man selbst mit dem Vorgang bisher nicht befasst war.
Benutzerdefinierte Felder
Jedem Element lassen sich beliebig viele benutzerdefinierte Felder zuweisen. So kann man z. B. dem Element "Email" ein Feld "Aufwand" zuweisen. Support-Mitarbeiter können dann dort unmittelbar eintragen, wie lange die Bearbeitung des Problems gedauert hat. Solche Felder lassen sich problemlos über Regeln auswerten und über Filter als CSV-Datei exportieren. Einem Import in eine Warenwirtschaft, ein ERP-System oder sonstige Systeme steht somit nichts im Wege.
Ich will das mal an einem kleinen Beispiel deutlicher machen:
Wer selbständig und viel unterwegs ist, der kennt das Problem, am Monatsende eine Aufstellung anlegen zu müssen, in der die "Zeiten der Abwesenheit" aufgeführt sind für Buchhaltung und Steuer. Je nach Dauer der Abwesenheit können diverse Erstattungssätze geltend gemacht werden. Da sitzt man dann, durchforstet seinen Kalender und tippert mühsam in eine Excelliste: Datum von - Uhrzeit von - Datum bis - Uhrzeit bis - Ort - Zweck der Reise, ggf. Adresse des Kunden etc. Und man muss vor allem bei jedem Termin ausrechnen, wie viele Stunden man abwesend war.
Ich habe nun im GREYHOUND folgendes gemacht: Meine Termine, die diesbezüglich relevant sind, erhalten eine spezielle Kennzeichnung. Dann habe ich einen Filter angelegt, der mir alle Termine mit dieser Kennzeichnung als Liste anzeigt. Für die Termine habe ich außerdem ein benutzerdefiniertes Feld "Dauer" angelegt. Dann habe ich noch eine Regel definiert, die aus den Feldern "Datum von" und "Datum bis" die Dauer als Float-Wert mit 2 Kommastellen ermittelt (die Uhrzeit ist bei diesen Feldern inbegriffen). Außerdem habe ich einen Export definiert, der sich auf den genannten Filter bezieht und mir die Terminliste mit Datum von, Datum bis, Ort, Zweck, Projektname und Dauer exportiert.
Am Monatsende brauche ich nun nur noch diesen Export auszuführen - und schon habe ich meine gewünschte Liste.
Faxe bearbeiten und beantworten
Ich hatte mir ein Angebot für neue Rechner für's Büro schicken lassen. Das Angebot kam als Email mit PDF-Anhang. Der Lieferant schrieb dazu: "Wenn Ihnen das Angebot zusagt, faxen Sie es mir bitte unterschrieben und gestempelt zurück." - Früher hätte das bedeutet:
1. Emailanhang öffnen.
2. PDF ausdrucken.
3. Ausdruck stempeln und unterschreiben.
4. Ausdruck auf's Fax legen und zurückschicken.
Heute sieht das so aus:
1. PDF öffnen und mittels gotomaxx PDF-Mailer and den GREYHOUND Briefeingang schicken.
2. Dokument im GH-Briefeingang öffnen und als Telefax beantworten.
3. Die Antwort bearbeiten und eingescannten Stempel und Unterschrift einfügen.
4.. Abschicken.
Der zweite beschriebene Weg benötigt einen Bruchteil der Zeit von Weg Nr. 1.
Alle Dokumente überall dabei und durchsuchbar
Seit 2 Wochen habe ich begonnen, alle möglichen Belege, Verträge uns sonstigen Schriftverkehr zu scannen und in den GREYHOUND zu schieben. Das geht super-einfach mittels des miteglieferten "Transporters". Der Transporter überwacht eines oder mehrere frei definierbare lokale Verzeichnisse und schickt alles, was er darin findet in regelmäßigen Abständen an eine frei wählbare Email-Adresse. Wenn das eine als Briefeingang definierte Adresse im GH ist, so kommen diese Dokumente dort an wie ein Fax. Der Clou dabei: alles wird sofort OCR-texterkannt und ist somit auch Volltext-durchsuchbar.
Der Steuerberater will den Leasingvertrag für den Dienstwagen sehen? Kein Problem: Eine Suche nach "Opel Leasing" bringt in Sekundenbruchteilen den Leasing-Vertrag für den Dienstwagen auf den Schirm. Nun nur noch "weiterleiten als Fax", die ersten Buchstaben des Namens des Steuerberaters eingetippt (die der GH automatisch vervollständigt) - abschicken - fertig.
Ich will's für heute mal bei diesen Beispielen belassen. Vielleicht werde ich in der nächsten Zeit immer wieder mal kleine GREYHOUND-Bonbons hier präsentieren. Ich kann nur sagen: es macht nicht nur Spaß mit dieser Software (und mit der dahinterstehenden Firma) zu arbeiten - sondern es steigert auch enorm die Effektivität und bringt Ordnung in die oftmals so chaotische Büro-Kommunikation.
Abschließend sei noch gesagt, dass der GREYHOUND eine serverbasierte Software ist. Der GH-Server kann entweder lokal im Büro laufen und dann via VPN auch von außen zugänglich gemacht werden - oder aber man entscheidet sich für ein externes Hosting. Bezahlt wird monatlich je nach gebuchter Anzahl von gleichzeitigen Nutzern. Es gibt aber auch eine Kaufvariante.
Der Server ist über eine RPC-Schnittstelle von außen ansprechbar. Somit kann jede andere Software (Warenwirtschaft, Auftragssoftware, Projektmanagement, Onlineshop ...) mit dem GH kommunizieren. Hier verbergen sich ungeahnte Möglichkeiten, die wir zur Zeit im Blick auf den Bereich Ecommerce ausloten und demnächst auch unseren Kunden zugänglich machen werden.
Ein starkes Stück haben die "digitalen gurus" da abgeliefert!
